Referencer i Nova

Referencer i Nova er sammen med profiler og kompetencer et af de tre grundlæggende elementer, som får Nova til at fungere og hænge sammen.

Referenceoversigten

Referenceoversigten er indgangen til både at oprette nye referencer og at finde eksisterende. Det fungerer både som overblik og som søgning. Du kan fritekstsøge på alle fritekstfelter i referencerne og dertil kan du bruge filtreringer.

Selve oversigten kan skræddersys med hvilke kolonner du ønsker at se, rækkefølgen de skal placeres i samt bredden. Dertil kan du filtrere på indholdet direkte i oversigten, så du hurtigt kan finde det, du leder efter.

Oprettelse af nye referencer

Det er nemt at oprette nye referencer og det kan gøres af enten administratorer eller superbrugere. Læs mere om de forskellige roller under Rettigheder.

Du opretter en ny reference ved at trykke på Ny reference øverst i højre hjørne af interfacet.

Herefter vælger du, hvilket sprog referencen skal have som primært sprog, samt giver den et navn. Standardsproget er dansk, men referencer kan også oprettes på engelsk. Alternativt kan du senere oversætte referencen.

Redigering af en reference

Du redigerer en reference ved at trykke på den blå knap med en pen. Når du er i redigering, ændrer knapperne sig til en knap til at gemme, en til at forlade redigering samt en knap til preview/forhåndsvisning:

Indtastning af en reference

En reference i Nova består af en lang række forskellige oplysninger. Nogle oplysninger er obligatoriske, såsom navn, projektnummer og projektstatus, mens f.eks. adresse, beskrivelser og samarbejdspartnere er valgfrie. Obligatoriske felter er markeret med en lille stjerne efter titlen på feltet.

Felter på referencer

Indstillinger

• Begrænset brug
  Er der tale om en reference, som du af den ene eller anden årsag ikke kan bruge i alle tilfælde, kan du markere den som begrænset brug. Ofte er der tale om projekter med en eller anden grad af fortrolighed eller hvor kunden ikke har givet lov til, at de må bruges i markedsføring. Når en reference markeres som begrænset brug, får den en rød markering i oversigten, samt øverst på referencen
  

• Referencetype
  Her kan du vælge, om en reference er tænkt til at fungere som et referenceblad (altså en fuld reference) eller om den i princippet kun eksisterer for at danne datagrundlag for et CV. Det, vi i Nova kalder en profilreference. Sagt på anden vis – nogle referencer har gods nok til at fungere som selvstændige referencer, mens andre primært eksisterer i systemet for, at specifikke medarbejdere kan have referencen i deres CV.
  
• Frigivet
  Når en reference er kvalitetssikret, kan den markeres som frigivet. Dette er en vigtig proces, da referencen først kan eksporteres fra Nova, når den er frigivet. I udgangspunktet er det kun administratorer og superbrugere, der har adgang til at kvalitetssikre og frigive referencer. Du kan læse mere om rettigheder her.
  
• Klar til kvalitetssikring
  Når en reference er klar til at blive gennemgået af en administrator eller superbruger og dernæst frigivet, kan du markere den som klar til kvalitetssikring. Dette giver besked til den person, som er ansvarlig for den afdeling, hvori referencen hører til, om at referencen nu er klar til at blive færdigbehandlet og frigivet.
  Du kan læse mere om hvordan du markere en person til at være kvalitetsansvarlig for en afdeling her.
  
• Arkiveret
  Referencer holder ikke evigt. På et tidspunkt bliver referencer for gamle, eller du får andre ind, som har mere tyngde. Nu er det tid til at arkivere referencen. Ved at arkivere den vil den kunne sorteres fra i søgninger og oversigter, mens den stadig kan fremgå af medarbejdernes CV’er. Fortryder du, kan referencen altid tages ud af arkivet igen, ved blot at sætte Arkiveret til Nej.
  
• Referenceansvarlig
  Her har vi at gøre med den person i organisationen, som må forventes at vide mest om det projekt, som referencen beskriver. Referenceansvarlig kan således bruges til at angive den til projektlederen, men samtidig vil rollen som referenceansvarlig give rettigheder til at redigere den pågældende reference. Når arbejdet er færdigt, kan referencen markeres som klar til kvalitetssikring.
  
• Redaktører
  Som redaktør har du i princippet samme rettigheder til at redigere referencen som den referenceansvarlige, men feltet er tænkt til at være en mulighed for at uddelegere opgaven med at udfylde referencen, uden nødvendigvis at skifte den ansvarlige. Notifikationer vedrørende referencen vil også fortsat gå til den referenceansvarlige.

Stamdata

Stamdata er alle de gængse oplysninger om projektet, såsom navn, adresse m.m.

• Projektnavn og eksporttitel
  Projektnavn er det interne navn, som I bruger om projektet. Eksporttitel er til gengæld det navn, som referencen får, når den bliver eksporteret.
  
• Relaterede referencer
  Hvis du har flere projekter i samme sagskompleks, projekter lavet i samme kvarter eller lign., så kan du angive dem som relaterede referencer. Tænk på det som “andre kunder købte også disse varer”, som man ofte kan se i webshops. Der er ikke nogen logik, der overfører data mellem relaterede referencer. Det er ganske enkelt en mulighed for at gøre andre brugere opmærksomme på referencer, som hænger sammen med den, du kigger på. Det er især nyttigt for brugere, der ikke kender projekterne så godt.
  
• Ansvarlig afdeling
  Her angiver du, hvilken afdeling referencen hører til. Anmoder du om kvalitetssikring, er det afdelingen valgt i dette felt, som afgør, hvem der får besked om at foretage kvalitetssikringen. Afdelinger kan oprettes eller ændres under Kanaler.
  

Kunde

• Nova håndterer både Bygherrer og Kunder. Ofte vil disse være samme organisation, men i særlige tilfælde har bygherren hyret en anden organisation til at drive projektet, og her kan det give mening at skelne mellem kunde (dem man sender regninger til) og bygherren (dem der ejer projektet). Er kunde og bygherre under samme organisation, anbefaler vi, at du undlader at udfylde kunde-feltet.
  
• Når du udfylder en kunde eller bygherre, trækker du data fra Novas CRM og kontaktdatabase. Hvis den bygherre eller kunde, du ønsker at tilføje, ikke findes på listen, kan det let klares.
  

Projekt

Under Projekt angives de forskellige metadata, som definerer projektet og som gør referencen nem at finde igen via filtrering. Værdierne i de forskellige drop-down lister, kan defineres via de tilhørende backend lister.

• Ydelser
  Ydelser kan styres via den tilhørende backend liste, men de kan samtidig også sorteres direkte på referencen, via de små lodrette pile. Vær opmærksom på at når du tilføjer ydelser, så skal du gemme referencen, inden du får lov at ændre rækkefølgen. Det er ligeledes muligt at slukke for specifikke ydelser. Dette er særligt anvendeligt i relation til variationer.
  
• Søgeord
  Søgeord kan være et kraftfuldt værktøj, som gør det nemmere at finde referencer. Men pas på, at du ikke opretter for mange søgeord, da det kan have den modsatte effekt. Hvis der f.eks. er 10 forskellige typer af projektering, så får du godt nok en høj detaljegrad, men samtidig kan det blive svært bare at finde de referencer, som handler om projektering. Start simpelt og udvid listen over søgeord efterhånden som I får flere referencer. Og vigtigst af alt – lav kun søgeord for det, der ikke logisk hører til andre lister. Det kan være ting som “facader af træ”, “elevatorer” eller “solceller”, der ikke i sig selv er en ydelse eller en kategori, men som det kan være godt at kunne søge på.
  
• Areal
  Her kan du indtaste et projekts areal. Det er kun muligt at skrive tal, da du på den vis har mulighed for i søgningen at lave intervalsøgninger. På den måde kan du f.eks. finde alle skoler på mellem 3.000 og 5.000 m². Det er ikke muligt på samme måde, hvis arealet stod i fritekst.

Beskrivelser

• Underoverskrift
  Afhængigt af hvilken skabelon du anvender, vil underoverskriften blive anvendt til at fremhæve de vigtigste forhold ved projektet.
  
• Projektbeskrivelse (referenceblad)
  Her har vi den længere projektbeskrivelse, som er den, der bliver anvendt, når referencen eksporteres til en 1- eller 2-siders reference.
  
• Projektbeskrivelse (CV)
  Det er den kortere opsummerende beskrivelse af projektet, som bliver anvendt i CV’et for de medarbejdere, som er tilknyttet projektet. Det er således vigtigt, at du her laver en tekst, som kan fungere som beskrivelse på et CV, som bliver læst af en person, der ikke nødvendigvis kender projektet eller læser referencen i sin fulde længde.

Samarbejdspartnere

Under samarbejdspartnere angiver du de virksomheder, som projektet er lavet i samarbejde med. Du tilføjer virksomhederne på samme måde som Bygherre – det vil sige, at du enten vælger dem fra den kontaktdatabase, der ligger i Novas CRM, eller, hvis virksomheden ikke findes der, kan du tilføje dem. Samtidig markeres det også, om der er tale om en entreprenør, en rådgiver, en arkitekt eller en landskabsarkitekt. På den måde bliver virksomhederne lablet korrekt, når du eksporterer referencen.

Læs mere om vedligehold af virksomheder i CRM’et.

Finans

Under Finans kan der angives Entreprisesum og Honorar, samt muligheden for at skjule økonomien. Vælger du denne mulighed, vil der på referencen, når den bliver eksporteret, stå, at økonomien ikke kan oplyses. Dette anvendes, hvis økonomien på projektet af den ene eller anden årsag er fortrolig.

Evaluering

Under Evaluering er det muligt at tilføje en eller flere certificeringer. De mest gængse er f.eks. DGNB, BREAM og Svanemærket. Hvilke typer certificeringer du ønsker at kunne vælge imellem, kan tilføjes i den tilhørende backend-liste.

Historik

Her ses projektperiodens start og slut samt status på om projektet er afsluttet eller igangværende. Alle oplysninger er obligatoriske. Hvis et projekt ikke har en slutdato endnu, angives den forventede slutdato, da man får problemer med sortering af projekter i CV’erne, hvis der ikke er en slutdato.

Projektdeltagere

Under Projektdeltagere tilføjer du det team, som har arbejdet på projektet. Denne sammenknytning er samtidig det, der overfører referenceprojektet til de pågældende medarbejderes CV’er.

Når du tilføjer en person, skal du tage stilling til:

• Hvem
• Hvilken rolle har de haft i projektet
• Projektinvolvering i de tilfælde, hvor personen ikke har deltaget i hele projektets løbetid. Dette gøres for at sikre, at et projekt, der varer i 3 år, men som personen kun har deltaget i i 14 måneder, bliver repræsenteret korrekt i CV’et.
  

Billeder

Billederne på referencen anvendes naturligvis til at generere det færdige referenceblad, men samtidig anvendes det primære billede også på de CV’er, hvor referencen er tilknyttet.

Billederne styres via Filer, hvor du kan opbygge en mappestruktur til dine billeder. Vi anbefaler, at du laver en struktur, der ser sådan her ud:

For hvert billede kan der tilføjes en billedtekst, som bliver anvendt afhængigt af, om der er gjort plads til den i den pågældende eksportskabelon.

Filer

Under Filer er det muligt at vedhæfte forskellige typer af filer til referencen. Det kan være det udbudsmateriale, som ligger til grund for projektet, tilbuddet brugt til at vinde projektet, kundetilfredshedsmålinger, udtalelser, pressemateriale eller andet relateret til projektet og dermed referencen.

For hver fil du lægger ind, angiver du typen. Nye typer kan styres via den tilknyttede backend – Filvedhæftstyper.

Tidslinje

Under Tidslinje, som findes på hver reference, er der mulighed for at se og skrive noter omkring den pågældende reference samt at se logging over eksport af referencen. Det vil sige, at du kan se, hvem der har eksporteret referencen og hvornår – samt hvilken skabelon den er eksporteret til.